La Importancia del Departamento de Abastecimiento.

Cuántas veces hemos escuchamos que la gestión de Abastecimientos es considerado como una actividad sin mayor importancia y que cualquiera la puede realizar.

Al interior de cualquier organización, se debe lidiar con las siguientes expresiones;

• Ventas: “nosotros traemos el dinero”
• Producción: “hacemos lo que se vende”
• Finanzas dice: “controlamos las platas”

En resumen Abastecimiento, “no aporta valor a la organización”. Esto se ratifica en momentos de crisis, donde las empresas con organizaciones productivas al realizar eficiencias, donde la premisa fundamental es reducir costos y para ello se toman e implementan medidas como:
Que los mantenedores realicen la gestión de compras y contratación de servicios o,
Que “alguien” dentro del área de finanzas desarrolle esta labor,
En proyectos de ingeniería se hace responsable de esta tarea a alguien que no tiene la experiencia y desconoce de estrategias de negociación, ética o procesos sustentables, etc.

En organizaciones internacionales, esta área, es fundamental en la toma de decisiones, aportando al crecimiento, control, reputación y que con la interacción con otros departamentos hacen que esta gestión evolucione de transaccional a estratégico, con un concepto holístico determinante en toda la organización.

Los “stakeholder” están definiendo una nueva forma de hacer negocios, necesitándose profesionales con conocimientos en negociación, procesos, producción, controles, regulaciones, certificaciones, business plan (financiero), contable, normativas, seguridad y medioambiente, que rigen no sólo la actividad de abastecimiento, sino también la actividad productiva.

Ahora es necesario realizar procesos y procedimientos simples que cumplan con todos los controles internos y externos, de fácil entendimiento, especificaciones que contengan toda la información sobre lo que se necesita realizar, políticas de ahorro, pero no sólo de dinero, sino que también considerar el ahorro en el costo social obtenido. Queriendo con esto incorporar los nuevos desafíos que estamos enfrentando y con una fuerza no medida aún por las administraciones.

Alertar de impactos a la organización, como proveedores que no cumplen con la sustentabilidad, regulaciones legales, medioambientales o DDHH, e informar si alguna decisión puede afectar al proceso productivo y dejarlo fuera del mercado global.

Por otra parte la tecnología y las comunicaciones se están convirtiendo en un eje fundamental para el desarrollo de cualquier actividad productiva o de servicio.

Entonces esta nueva forma de ”hacer negocios” debe ser reflejada en la actividad, desarrollando procesos y procedimientos que se ajusten a esta nueva realidad, que sean mapas de ruta de fácil entendimiento por parte de todos los participantes, donde sean y se sientan parte fundamental de la actividad.

Los clientes internos deben ser capaces de brindar información precisa y relevante para recibir lo que ellos necesitan y facilitar la gestión de abastecimientos. El departamento de abastecimiento por su parte, debe ser capaz de proveer lo que el usuario está requiriendo en costo, calidad y plazo. Para esto es necesario establecer unidad de equipo, una Política de Abastecimiento clara, procesos, objetivos y maximizar el control sobre el gasto de la empresa con mayor involucramiento de todas las partes, pero bajo un control único de abastecimiento, evitando las burocracias y eliminando redundancias, como también involucrándose y repitiendo estos procesos con los proveedores.

¿Cómo lograr cambiar esta paradoja?

La estandarización de gestión para requerimientos regulares es una forma eficiente de optimización que ya ha sido comprobada. Entonces la ventana para aquellos requerimientos extraordinarios y que necesitan ser procesados de una forma distinta, sin dejar de cumplir con las premisas de precio, calidad y plazo deben ser el enfoque central de optimización, redefiniendo las formas de obtener la información clara y precisa del requerimiento con foco en la simplificación.

Una medida debe ser la redefinición y simplificación de los documentos que provean la información del requerimiento por parte del requiriente y por parte de abastecimiento un entendimiento especifico y claro del requerimiento para poder hacer con mayor eficiencia y eficacia esta gestión con el proveedor. Al mismo tiempo poder brindar una mayor variedad de alternativas de los requerimientos con proveedores calificados por la empresa, convirtiendo de esta manera la gestión de abastecimiento en una función estratégica y logrando madurez en el desarrollo de la labor. Al mismo tiempo se hace necesario en esta redefinición ajustar y dar la robustez necesaria a los distintos procesos buscando de esta forma obtener una mayor madurez de la gestión, evolucionando de la compra táctica a una compra con generación de valor.

La gestión de abastecimiento también debe ser fortalecida con profesionales con las competencias técnicas e interpersonales necesarias, con amplio dominio de las herramientas de abastecimiento y que entiendan que la innovación y la capacidad de adaptación como parte integral de su función con un enfoque estratégico con el objetivo de agregar valor a todos los niveles del negocio, con un plan que permita evolucionar de una adquisición transaccional o convencional a un adquisición optimizada y posteriormente a una adquisición estratégica con generación de valor trazable y comprobada.

La materialización de niveles de servicio es otra herramienta que permite hablar el mismo idioma, estableciendo actividades y compromisos validados con el cliente interno.

Creemos en la necesidad de mejorar día a día los Departamentos de Abastecimiento y esto se logra en una primera etapa con los antecedentes aquí resumidos para alcanzar:

CREDIBILIDAD, INVOLUCRAMIENTO, ENTENDIMIENTO Y RESULTADOS.